Bir işi başarmak için iyi plan yapmak o işin yarısı sayılır. Kişisel ya da kurumsal olsun planı olmayan işler tesadüflere bırakılmış demektir. Plansız programsız çalışmalar sadece günü kurtarır. Yönetimin temel fonksiyonlarından olan planlama konusunda oldukça yetersiz olduğumuzu söylemek çok da yanlış olmayacaktır. İyi bir planlama yapılsa bile gerçekleştirmede zorluklar çıkacağı ise ayrı bir tartışma konusudur. İki örnek ile yazımızın amacını netleştirelim. Yarın ya da bir hafta sonrası için yapacağımız işleri planlıyoruz. Ancak beklenmedik bir sağlık problemi ya olay bütün planlarımızı alt üst edebiliyor. Kurumsal anlamda planlama sadece yapmış olmak için yapılıyor. İyi yapılan planlar da çoğunlukla ödenek yetersizliği ve benzeri sebepler yüzünden kâğıt üzerinde kalıyor.
Planlama konusunda teorik bilgileri paylaşarak başlayalım. Amaçların elde edilmesi için gerekli olan faaliyetlerin belirlenme sürecine planlama deniyor. Bu süreç bilgi toplama, bilgileri değerlendirme ve nihai talimatlara dönüştürmeden ibaret. Bilgi toplama süreci planlamanın ilk ve en önemli ayağı. Bilgiler sağlıklı bir şekilde toplanamazsa yapılacak değerlendirme ve alınacak kararlarda yanıltıcı olacaktır. İster devlet kurumu ister özel işletme olsun, bir proje planlanmadan önce mevcut durumun ayrıntılı bir şekilde masaya getirilmesi gereklidir. Değerlendirme ise planlamada ikinci aşama. Mevcut malzemeden ne kadar iş çıkarılabilir? Eldeki imkânlar ile neler yapılabilir? Bu soruların cevabı planlamada değerlendirme aşamasını oluşturuyor. Değerlendirme sürecinde ileride oluşabilecek olağanüstü durumları dikkate almak kaçınılmazdır. Hava durumundan hükümetin durumuna kadar tüm olasılıklar gözden geçirilmelidir. Planlamada son aşama ise gerçekleşecek hedeflerle ilgili iş bölümü ve talimatları belirlemektir. Planlama da zaman unsuru da oldukça önemlidir. Planın kapsadığı süre genişledikçe planın kesinliği azalır. Örneğin ‘beş yıl içinde şunları yapacağız’ cümlesi ile özetlenebilecek bir anlayışın hâkim olduğu plan çok da gerçekçi olmayacaktır.
Teknik anlamda planları süre, şekil, uygulama biçimi ve kullanım amacına göre sınıflandırabiliriz. Sürelerine göre; 5 yıl ve daha fazla süreyi kapsayan uzun süreli planlar, 5 yıldan az bir süreyi kapsayan orta süreli planlar ve bir yıldan az zamana hitap eden kısa süreli planlar. Şekil yönünden tüm kayda geçmiş planları yazılı planlar, kâğıda dökülmeyip söz ve düşüncede kalanları ise yazılı olmayan planlar olarak iki başlığa ayırabiliriz. Uygulama biçimlerine göre planları ikiye ayırabiliriz; deprem, sel, sivil savunma gibi olağanüstü durumlar için hazırlanan zorlayıcı planlar ve diğer tüm planları içine alabileceğimiz demokratik planlar. Kullanım amacına göre incelediğimiz zaman bir kez kullanılacak planlar ve süreli planlar olmak üzere iki plan türü ortaya çıkar.
İyi bir plan nasıl olmalıdır? Öncelikle plan iyi bir biçimde tanımlanış amaçlara dönük olmalıdır. Gerçekleşmesi mümkün olmayacak hedefler için yapılan planlar ne kadar mükemmel olsa da kâğıt üzerinde kalacaktır. Plan basit ve anlaşılır olmalıdır. Planı yürütecek kişiler değişse de plan aynı hedeflere götürebilmelidir. Planda yeterli esneklik mutlaka bulunmalıdır. A aşmasının başarısız olması dikkate alınarak B ve C’de planda işlenmelidir. Benzeri amacı gerçekleştirecek planlar mutlaka eşgüdümlenmelidir. Planı hazırlayanlar iletişim kurmalı ve imkânları gerekirse ortak kullanabilmelidir. Mesela, birbirine yakın yerleşim yerlerinde A belediyesi ayrı B, C ve D belediyeleri ayrı ayrı arıtma tesisleri yaparak mekân ve kaynak israfına sebep olmak yerine eşgüdüm yoluyla tek ve hepsinin ihtiyacını görecek nitelikte planlamalıdır.
Günümüz yöneticilerinin çoğu ciddi planlar yaparak kendilerini bağlamak istemezler. Planların aslında dikkatle incelendiği zaman yöneticilerin aynası olduğu görülecektir. Şeffaf, sağlıklı ve katılımcı planların artması ve hayata geçirilebilmesi temennileriyle, hoşcakalın.